Obat kedaluwarsa merupakan salah satu sumber kerugian terbesar bagi apotek. Selain berdampak pada kerugian finansial, stok yang tidak terkelola dengan baik juga dapat memengaruhi kualitas layanan dan kepercayaan pelanggan. Oleh karena itu, manajemen stok obat yang efektif menjadi kunci penting dalam operasional apotek.
Berikut beberapa tips praktis yang dapat membantu apotek meminimalkan risiko obat kedaluwarsa dan menjaga ketersediaan stok secara optimal:
1. Terapkan Prinsip FEFO (First Expired, First Out)
Prinsip FEFO adalah aturan dasar dalam pengelolaan obat, yaitu mendahulukan penjualan obat dengan tanggal kedaluwarsa paling dekat. Pastikan penataan rak memudahkan staf untuk mengambil obat yang lebih dulu akan kedaluwarsa.
Berikan label atau penanda khusus pada obat dengan masa kedaluwarsa pendek agar lebih mudah dikenali saat proses pelayanan.
2. Lakukan Audit Stok Secara Berkala
Audit stok atau stok opname sebaiknya dilakukan secara rutin, misalnya setiap bulan atau bahkan mingguan untuk produk fast-moving. Tujuannya adalah mencocokkan data di sistem dengan kondisi fisik di gudang atau etalase.
Dengan audit berkala, selisih stok, obat rusak, atau produk mendekati kedaluwarsa dapat terdeteksi lebih cepat sebelum menimbulkan kerugian.
3. Manfaatkan Sistem dengan Notifikasi Otomatis
Sistem manajemen apotek modern dapat membantu memantau masa kedaluwarsa secara otomatis. Notifikasi dini untuk obat yang akan segera kedaluwarsa memungkinkan apotek mengambil tindakan preventif.
Tindakan tersebut dapat berupa pengembalian ke supplier (retur), pembuatan program promo khusus, atau penyesuaian pembelian stok di periode berikutnya.
4. Kendalikan Pembelian Berdasarkan Data Penjualan
Hindari pembelian obat dalam jumlah besar tanpa melihat riwayat penjualan. Gunakan data penjualan sebelumnya untuk menentukan jumlah pembelian yang lebih akurat sesuai kebutuhan pasar.
Pendekatan berbasis data membantu apotek menjaga keseimbangan antara ketersediaan stok dan risiko kedaluwarsa.
Kesimpulan
Manajemen stok obat yang baik bukan hanya mencegah kerugian akibat kedaluwarsa, tetapi juga meningkatkan efisiensi operasional dan kualitas layanan apotek. Dengan menerapkan prinsip FEFO, audit stok rutin, serta memanfaatkan teknologi, apotek dapat mengelola persediaan dengan lebih aman dan menguntungkan.
