Checklist buka apotek baru

Bagian A · 0/10

Legalitas & perizinan

Dokumen yang diminta dinas kesehatan dan PBF. Kerjakan paling awal, karena sebagian saling bergantung, dan satu berkas yang tertinggal bisa menahan seluruh izin.

• Tentukan bentuk usahaWajibPra-izinPemilik sarana yang juga apoteker bisa memakai usaha perorangan. Pemilik non-apoteker umumnya memakai PT (termasuk PT perorangan), koperasi, atau yayasan. Pilihan ini menentukan dokumen berikutnya, jadi putuskan lebih dulu.
• NIB lewat OSSWajibPra-izinNomor Induk Berusaha didaftarkan di OSS dengan KBLI 47721 (perdagangan eceran obat di apotek). Izin apotek diajukan berjenjang dari sini.
• NPWP pemilik atau badan usahaWajibPra-izinHampir semua PBF memintanya sebelum membuka akun pembelian. Tertib pajak sejak awal jauh lebih murah daripada membereskannya belakangan.
• Bukti penguasaan tempatWajibPra-izinSertifikat bila milik sendiri, atau kontrak sewa bila menyewa. Kontrak sewa juga lampiran izin, jadi pastikan jangka waktunya tidak habis di tengah proses perizinan.
• Kesepakatan tertulis antarpemilikPra-izinBila apotek dimiliki beberapa orang, tuliskan porsi modal, pembagian laba, siapa memutuskan apa, dan cara keluar dari kepemilikan. Sengketa pemilik adalah salah satu sebab apotek yang sehat justru tutup.
• Perjanjian kerja sama PSA dan APJWajibPra-izinBila pemilik sarana bukan apoteker penanggung jawab, perjanjian formal di antara keduanya diminta oleh perizinan dan organisasi profesi. Atur jam praktik, imbalan, dan tanggung jawab atas obat terkontrol.
• SIP apoteker dan tenaga vokasi farmasiWajibPra-izinSetiap apoteker dan tenaga vokasi farmasi (lulusan D-3 farmasi) yang berpraktik wajib punya SIP untuk alamat apotek ini. Sejak UU 17/2023, STR berlaku seumur hidup, jadi yang perlu dipantau adalah SIP, yang berlaku 5 tahun. Cek juga batas jumlah tempat praktik masing-masing orang.Baca: STR dan SIP→
• Izin apotek (PB Apotek, dulu disebut SIA) lewat OSSWajibPra-izinDiajukan di OSS setelah sarana, tenaga, dan dokumen siap. Yang diunggah antara lain perjanjian kerja sama dengan apoteker, titik koordinat, denah ruang, foto sarana, struktur organisasi, jadwal praktik apoteker, dan SIP seluruh tenaga kefarmasian. Dinas kesehatan dan dinas PTSP kabupaten/kota memverifikasi dokumen dan lapangan, paling lama 9 hari kerja. Permenkes 11/2025 tidak menyebut masa berlaku izin apotek; yang perlu dipantau adalah masa berlaku SIP apoteker.Baca: Izin apotek lewat OSS→
• Cek nama dan logo apotekPra-izinPastikan nama dan logo belum terdaftar sebagai merek milik pihak lain di pangkalan data DJKI. Begitu apotek mulai dikenal, daftarkan mereknya sendiri.
• Akun pelaporan pemerintahWajibPra-bukaSiapkan akun untuk pelaporan narkotika-psikotropika (SIPNAP) dan sistem pembinaan kefarmasian di daerah Anda. SATUSEHAT diperlukan bila ada praktik dokter di apotek.Di Apotika: Logbook obat terkontrol→

Bagian B · 0/11

Sarana & perangkat

Ruang dan alat yang harus ada sebelum pelanggan pertama masuk. Perangkat kasir tidak perlu mahal, yang penting andal dan cocok satu sama lain.

• Sarana sesuai standar perizinanWajibPra-izinRuang penerimaan resep, peracikan, penyerahan dan konseling, penyimpanan, serta arsip. Lemari khusus terkunci untuk narkotika dan psikotropika. Papan nama apotek dan nama apoteker terpasang.
• Penyimpanan bersuhu terkendaliWajibPra-bukaRuang penyimpanan berpendingin dan termometer ruangan. Lemari es khusus obat (2–8 °C) untuk vaksin, insulin, dan sediaan rantai dingin, terpisah dari kulkas minuman. Catat suhunya setiap hari.
• Komputer, tablet, atau laptop kasirWajibPra-bukaSpesifikasi menengah sudah cukup untuk aplikasi berbasis peramban. Siapkan satu perangkat cadangan (ponsel atau tablet) untuk kasir kedua di jam ramai.Di Apotika: Kasir lewat peramban→
• Printer struk termalWajibPra-bukaPilih yang mendukung ESC/POS, ukuran 58 atau 80 mm. Model yang sama biasanya bisa mencetak etiket bila diisi kertas stiker.Di Apotika: Struk termal→
• Printer A4Pra-bukaUntuk surat pesanan, laporan bulanan, dan kartu stok yang diminta saat pemeriksaan.
• Pemindai barcodePra-bukaPemindai yang terbaca sebagai papan ketik (keyboard wedge) langsung bekerja tanpa driver. Pilih yang juga membaca kode 2D bila banyak produk memakai QR.Di Apotika: Pencarian & barcode→
• Koneksi internet + cadanganWajibPra-bukaSatu jalur utama dan satu cadangan (paket data ponsel cukup). Pilih aplikasi kasir yang tetap bisa bertransaksi saat internet putus, supaya antrean tidak berhenti.Di Apotika: Kasir mode offline→
• CCTV di titik rawanPra-bukaArahkan ke meja kasir, laci uang, etalase obat keras, dan pintu gudang. Rekaman inilah yang dipakai saat menelusuri selisih stok atau kas.
• Alat cek kesehatan sederhanaBulan 1Timbangan badan, tensimeter, dan alat cek gula darah/kolesterol/asam urat. Layanan kecil ini mendatangkan kunjungan rutin.
• Nomor HP, WhatsApp Business, dan email khusus apotekPra-bukaPisahkan dari nomor pribadi pemilik. Dipakai untuk pesanan pelanggan, kurir, marketplace, dan pendaftaran ke berbagai layanan.
• Materi edukasi di ruang tungguBulan 1Poster atau brosur tentang penggunaan obat yang benar. Membantu pelanggan selama menunggu sekaligus menunjukkan bahwa apotek ini dikelola tenaga kesehatan.

Bagian C · 0/13

Tim & SOP

Aturan yang ditulis sebelum dibutuhkan jauh lebih mudah ditegakkan daripada aturan yang dibuat setelah ada masalah.

• Rekrut dengan kejujuran sebagai syarat utamaWajibPra-bukaCampur tenaga berpengalaman dengan lulusan baru. Minta komitmen tertulis untuk menjauhi judi online dan pinjaman ilegal, dua hal yang paling sering berujung pada kehilangan kas atau barang.
• Akun dan hak akses per orangWajibPra-bukaSetiap petugas masuk dengan akunnya sendiri; jangan berbagi satu akun kasir. Tentukan siapa yang boleh membatalkan transaksi, mengubah harga, dan menyetujui obat keras.Di Apotika: Peran & jejak audit→
• Jadwal shift dan aturan tukar shiftPra-bukaSusun jadwal sebulan di awal bulan. Tetapkan cara mengajukan libur dan tukar shift, termasuk batas waktu pengajuannya, supaya tidak ada perubahan mendadak.Di Apotika: Jadwal & absensi→
• SOP buka, tutup, dan serah terima shiftWajibPra-bukaHitung kas awal, cocokkan kas akhir dengan penjualan tercatat, serahkan kunci, cek kebersihan dan keamanan. Selisih kas yang dicatat per shift jauh lebih mudah dilacak daripada selisih bulanan.Di Apotika: Rekonsiliasi shift→
• SOP penerimaan barangWajibPra-bukaCek fisik dan kemasan, cocokkan nomor batch dan tanggal kedaluwarsa dengan faktur, tentukan tempat barang baru, lalu catat ke sistem saat itu juga. Faktur fisik diarsipkan menurut PBF dan tanggal.Di Apotika: Penerimaan per batch→
• SOP stok opnameWajibBulan 1Jadwalkan opname bergilir per rak, bukan menutup toko seharian. Tentukan siapa yang menghitung dan siapa yang berhak menutup opname.Di Apotika: Stok opname→
• SOP penelusuran selisih stokBulan 1Urutan pengecekan yang baku: hasil opname, riwayat transaksi dan penerimaan, log pembatalan, lalu rekaman CCTV. Tanpa urutan, penelusuran berubah jadi saling tuduh.Di Apotika: Jejak audit→
• SOP mutasi antar gudang atau cabangBulan 1Bila ada gudang atau cabang lain: siapa yang mengajukan, siapa yang menyetujui, dan bagaimana barang diterima di sisi tujuan.Di Apotika: Transfer antar cabang→
• Penanganan obat mendekati kedaluwarsaWajibPra-bukaApotek baru pun langsung menerima barang dengan sisa umur beberapa bulan. Tentukan kapan diretur, didiskon, atau dimusnahkan, dan siapa yang memutuskannya.Di Apotika: Peringatan kedaluwarsa→
• Pelatihan petugas baruPra-bukaDaftar materi wajib sebelum seseorang boleh memegang kasir sendirian: transaksi, retur, obat keras, dan tutup shift.
• Skema insentifBulan 1Target penjualan individu atau tim, tetapi hanya setelah standar pelayanan berjalan, supaya petugas tidak menjual yang tidak dibutuhkan pelanggan.
• Aturan pelanggaran dan sanksiPra-bukaTulis konsekuensi untuk terlambat, absen tanpa kabar, transaksi tidak diinput, sampai pengambilan barang. Disepakati dan ditandatangani sebelum hari pertama kerja.
• Prosedur keamanan malam hariPra-bukaTerutama untuk apotek 24 jam: batas uang tunai di laci, kapan pintu dikunci, nomor darurat, dan tombol atau kontak bantuan.

Bagian D · 0/7

Stok awal & pengadaan

Modal apotek paling banyak tertanam di rak. Stok awal yang tepat menentukan arus kas tiga bulan pertama.

• Daftar obat stok awalWajibPra-bukaMulai dari obat bebas dan bebas terbatas yang paling dicari di sekitar lokasi, obat resep dari dokter terdekat, dan suplemen yang laku. Hindari membeli dalam jumlah besar hanya karena diskon.
• Akun di beberapa PBFWajibPra-bukaDaftar di dua sampai tiga PBF untuk setiap kelompok produk utama, supaya bisa membandingkan harga dan tidak bergantung pada satu pemasok saat stok kosong.
• Master data obat di sistemWajibPra-bukaNama, golongan obat, satuan (tablet, strip, box), harga beli dan jual, serta batas stok minimum. Kalau sudah punya daftar di Excel, impor saja, tidak perlu diketik ulang.Di Apotika: Impor dari Excel→
• Format surat pesananWajibPra-bukaSiapkan format SP untuk obat umum, prekursor, psikotropika, dan narkotika, karena formatnya berbeda. Simpan arsip SP bersama faktur.
• Titik pemesanan ulang per obatBulan 1Obat yang cepat habis butuh ambang lebih tinggi daripada yang jarang terjual. Satu angka untuk semua obat hampir pasti salah.Di Apotika: Titik pemesanan ulang→
• Pantau stok yang tidak bergerakBulan 1Barang yang tidak terjual tiga bulan memakan modal dan mendekati kedaluwarsa. Paketkan, diskon, atau pindahkan ke cabang yang lebih ramai.Di Apotika: Performa produk→
• Jadwal pembayaran PBFBulan 1Bayar tagihan pada hari dan jam tertentu, bukan setiap kali sales datang. Catat jatuh tempo tiap faktur supaya tidak ada yang terlambat.

Bagian E · 0/12

Pelayanan & harga

Hal-hal yang dirasakan langsung oleh pelanggan, dan yang membuat mereka kembali.

• Umumkan jam praktik apotekerWajibPra-bukaPermenkes 11/2025 mewajibkan papan di dalam apotek berisi nama apoteker, nomor STR dan SIP, serta jadwal praktiknya. Pajang juga jadwal itu di pintu dan di profil online, supaya pelanggan yang butuh konsultasi datang di jam yang tepat.
• SOP pelayanan resepWajibPra-bukaSkrining administrasi dan klinis, cek alergi dan interaksi, penyiapan, pemeriksaan ulang oleh orang kedua, lalu penyerahan dengan informasi obat. Didiskusikan dan disepakati bersama apoteker.
• Alur penjualan obat kerasWajibPra-bukaObat keras, psikotropika, dan narkotika hanya keluar dengan resep dan persetujuan apoteker. Pastikan sistem kasir memaksanya, bukan hanya mengandalkan ingatan petugas.Di Apotika: Persetujuan berPIN→
• Standar sapa dan layanan dasarPra-bukaSalam, senyum, menanyakan keluhan dengan benar, dan terima kasih. Sederhana, tetapi yang pertama hilang saat apotek ramai.
• Metode pembayaranWajibPra-bukaTunai, transfer, QRIS, dan kartu bila pelanggan di sekitar terbiasa memakainya. Untuk pelanggan langganan atau klinik, tentukan apakah boleh berutang dan berapa batasnya.Di Apotika: Pembayaran & piutang→
• Harga per satuan jualPra-bukaTetapkan harga per tablet, per strip, dan per box secara terpisah. Penjualan eceran per tablet seharusnya memberi margin lebih, bukan malah merugi karena pembulatan.Di Apotika: Satuan jual turunan→
• Strategi hargaBulan 1Harga obat yang paling sering dibandingkan pelanggan dibuat kompetitif; margin dicari dari produk lain. Tinjau margin tiap bulan dan waspadai barang dengan margin terlalu tipis atau terlalu tebal.Di Apotika: Laporan margin→
• Kebijakan retur pelangganPra-bukaTentukan batas waktu, kondisi kemasan, kecocokan batch, dan bukti struk. Obat yang sudah keluar dari pengawasan apotek umumnya tidak bisa dijual kembali.
• Rencana jam ramaiBulan 1Kebanyakan apotek ramai selepas jam kerja. Siapkan kasir kedua di perangkat lain dan bagi tugas: satu melayani, satu mengambilkan barang.
• Paket produkBulan 1Paket flu, paket mudik, atau paket perawatan luka. Memudahkan pelanggan sekaligus menaikkan nilai belanja.
• Catat dan hubungi pelanggan obat rutinBulan 1Pasien hipertensi, diabetes, dan asam urat membeli setiap bulan. Catat nama dan nomornya, lalu ingatkan sebelum obatnya habis.
• Layanan antarBulan 1Kurir sendiri, ojek daring, atau marketplace. Tentukan radius, ongkos, dan siapa yang memeriksa pesanan sebelum dikirim.

Bagian F · 0/7

Pemasaran

Apotek baru belum punya pelanggan tetap. Tugas bulan pertama adalah membuat orang di sekitar tahu bahwa apotek ini ada.

• Petakan pesaing di sekitarPra-izinCatat apotek, minimarket, dan toko obat dalam radius satu kilometer: jam buka, harga obat yang paling umum, dan layanan yang belum mereka tawarkan.
• Petakan dokter dan klinik terdekatPra-bukaResep dari praktik di sekitar adalah sumber pelanggan yang paling stabil. Kenali spesialisasinya supaya stok obat resepnya tersedia.
• Profil Google BisnisWajibPra-bukaDaftarkan lokasi, jam buka, nomor WhatsApp, dan foto apotek. Minta pelanggan yang puas memberi ulasan, tetapi jangan membeli ulasan.
• Papan nama dan penunjuk arahPra-bukaPastikan papan terlihat dari jalan utama, terang di malam hari, dan ada penunjuk arah bila lokasinya masuk gang.
• Akun media sosialBulan 1Pilih satu atau dua platform yang dipakai pelanggan di sekitar, lalu isi rutin dengan informasi kesehatan dan promo. Akun sepi lebih buruk daripada tidak punya akun.
• Kartu nama dan brosurPra-bukaCantumkan alamat, jam buka, nomor WhatsApp, dan layanan antar. Titipkan di klinik dan praktik dokter terdekat.
• Kumpulkan masukan pelangganBulan 1Kotak saran, formulir singkat lewat QR, atau cukup bertanya langsung. Bulan pertama adalah waktu termurah untuk memperbaiki kesalahan.

Bagian G · 0/9

Keuangan

Apotek bisa ramai tetapi tetap rugi. Catatan keuangan yang terpisah dan rutin dicocokkan adalah satu-satunya cara mengetahuinya lebih awal.

• Rekening bank khusus apotekWajibPra-izinJangan dicampur dengan rekening pribadi. Semua penerimaan non-tunai dan pembayaran PBF lewat rekening ini.
• QRIS atas nama apotekPra-bukaDaftarkan QRIS merchant atas nama usaha, bukan rekening pribadi petugas. QRIS dinamis yang nominalnya terisi otomatis mengurangi salah ketik saat bayar.
• Cadangan modal kerjaWajibPra-izinSisihkan dana operasional untuk beberapa bulan pertama (gaji, sewa, listrik, dan pembayaran PBF) sebelum penjualan stabil.
• Aturan uang laci dan kembalianWajibPra-bukaTentukan kas awal tetap per shift, batas uang di laci, dan kapan kelebihannya disetor ke brankas atau bank.Di Apotika: Rekonsiliasi shift→
• Brankas dan jadwal setor bankPra-bukaSimpan uang tunai di brankas sebelum disetor, dan setorkan pada hari yang sudah ditentukan.
• Arsip faktur biasa dan konsinyasiPra-bukaPisahkan faktur yang harus dibayar dari barang titipan (konsinyasi). Tercampur, keduanya membuat tagihan PBF sulit dicocokkan.
• Penagihan piutang pelangganBulan 1Untuk pelanggan atau klinik yang diberi tempo, periksa daftar piutang setiap minggu dan tagih yang sudah jatuh tempo.Di Apotika: Piutang pelanggan→
• Catat pemasukan dan biaya di luar obatBulan 1Gaji, listrik, internet, sewa, dan pemasukan lain seperti sewa tempat spanduk dicatat terpisah dari penjualan obat, supaya laba sebenarnya terlihat.
• Tinjau laporan setiap bulanWajibBulan 1Penjualan, margin, produk terlaris dan yang tidak bergerak, serta pajak. Tetapkan satu hari di awal bulan untuk membacanya, bukan hanya saat ada masalah.Di Apotika: Lima laporan cabang→