Surat pesanan dan penerimaan obat di apotek menurut PerBPOM 5/2026

Saat pengawasan, petugas berwenang memeriksa setiap dokumen apotek (PerBPOM 5/2026 Pasal 12), termasuk dari mana obat dibeli, siapa yang memesan, dan apakah barang yang datang sama dengan yang dipesan. Lampiran Bab II PerBPOM 5/2026 mengatur semuanya, termasuk syarat surat pesanan elektronik yang kini makin umum dipakai. Berikut isinya untuk apotek.

Beli dari mana

• Obat hanya boleh dibeli dari industri farmasi, PBF, atau PBF cabang. Pembelian boleh lewat platform elektronik (butir 2.1–2.2).
• Pemasoknya, termasuk platform elektronik, harus memiliki sertifikat CDOB (cara distribusi obat yang baik), dan izin edar obat yang dipesan harus dipastikan (butir 2.7).
• Bahan obat hanya boleh dibeli apotek untuk keperluan peracikan (butir 2.6).
• Setiap pembelian, langsung maupun lewat platform, wajib disertai surat pesanan (butir 2.8).

Surat pesanan elektronik

SP elektronik boleh dipakai, tetapi apoteker penanggung jawab wajib memastikan sistem dari PBF atau platform yang dipakai memenuhi syarat ini (butir 2.9):

1. Hanya penanggung jawab apotek yang bisa menerbitkan SP.
2. Membantu penanggung jawab mengkaji legalitas dan kualifikasi pemasok.
3. Memuat nama apotek sesuai izin beserta nomor izinnya, alamat, dan kontak; nama, kontak, dan nomor izin penanggung jawab; serta nama, alamat, dan kontak pemasok.
4. Memuat nama, bentuk, kekuatan, jumlah, dan isi kemasan obat. Jumlahnya dalam kemasan penyaluran terkecil, bukan eceran.
5. Memuat nomor urut SP, nama kota, dan tanggal.
6. Produk yang dipesan bisa ditelusuri setidaknya 5 tahun ke belakang.
7. SP bisa ditunjukkan dan dipertanggungjawabkan saat pemeriksaan, oleh kedua pihak.
8. Ada cadangan data elektronik, dan datanya mudah ditarik saat diperlukan.
9. Ada bukti elektronik dari pemasok bahwa pesanan sudah diterima.

Syarat pertama yang paling sering terlewat. Bila akun pemesanan di platform PBF dipakai bergantian oleh siapa saja di apotek, SP yang terbit belum tentu memenuhi ketentuan ini.

Surat pesanan manual

Bila SP dibuat di kertas, apoteker penanggung jawab memastikan SP itu (butir 2.10):

• asli, minimal rangkap dua (satu untuk pemasok, satu arsip), bukan fotokopi atau faksimile;
• ditandatangani apoteker penanggung jawab dengan nama jelas, nomor kontak, dan nomor izin;
• memuat nama apotek sesuai izin dengan nomor izinnya, alamat, kontak, dan stempel;
• memuat nama, alamat, dan kontak pemasok;
• memuat nama, bentuk, kekuatan, isi kemasan, dan jumlah obat yang ditulis dengan angka dan huruf; dan
• diberi nomor urut, nama kota, dan tanggal.

SP yang batal dipakai diberi tanda pembatalan yang jelas dan tetap diarsipkan bersama SP lain (butir 2.11). Apotek dalam satu grup membuat SP masing-masing(butir 2.12).

Untuk narkotika, psikotropika, dan prekursor, aturannya lebih ketat: SP dibuat terpisah dan rangkap tiga. Rinciannya ada di artikel narkotika dan psikotropika di apotek.

Arsip dan delegasi

• Arsip SP disimpan minimal 5 tahun, disusun berdasarkan tanggal dan nomor urut (butir 2.17).
• Faktur dan surat pengiriman barang disimpan bersatu dengan arsip SP-nya (butir 2.19), dan seluruh dokumen pengadaan harus bisa ditelusuri dan ditunjukkan saat diperlukan (butir 2.20).
• Bila apoteker penanggung jawab tidak bisa bertugas, ia mendelegasikan tugasnya ke apoteker lain yang ber-SIP, ditunjuk pimpinan apotek, paling lama 3 bulan. Penunjukan dilaporkan ke dinas kesehatan dan Balai POM setempat, dan diberitahukan ke pemasok beserta spesimen tanda tangan (butir 2.15–2.16).

Memeriksa barang datang

Barang hanya diterima berdasarkan faktur atau surat pengiriman yang sah, dan hanya yang memang ditujukan ke apotek itu (butir 2.21 dan 2.23). Yang menerima adalah apoteker penanggung jawab; bila berhalangan, bisa didelegasikan ke tenaga kefarmasian dengan surat pendelegasian (butir 2.24–2.25).

Saat barang datang, periksa (butir 2.27):

1. Kemasan, segel, dan label dalam keadaan baik.
2. Nama, bentuk, dan kekuatan obat sama dengan arsip SP.
3. Fisik barang sama dengan faktur: produsen, pemasok, nama obat, nomor izin edar, jumlah, bentuk, kekuatan, isi kemasan, serta nomor batch dan tanggal kedaluwarsa.
4. Untuk produk rantai dingin: kondisi kontainer pengiriman dan catatan suhu selama pengiriman, serta indikator VVM bila ada.

Bila semuanya sesuai, penerima menandatangani faktur dengan nama lengkap, nomor izin praktik, dan stempel apotek. Verifikasi elektronik boleh, asalkan keamanannya setara, tervalidasi, dan tertelusur (butir 2.31).

Bila barang tidak sesuai

• Nama, izin edar, kekuatan, jumlah, atau kemasan tidak sesuai: kembalikan saat itu juga. Bila tidak bisa, misalnya dikirim lewat ekspedisi, buat berita acara penerimaan tidak sesuai dan kirim ke pemasok (butir 2.28).
• Selama menunggu dikembalikan, barang disimpan pada suhu yang dipersyaratkan (butir 2.29).
• Nomor batch atau tanggal kedaluwarsa di fisik berbeda dengan faktur: buat koreksi dan konfirmasikan ke pemasok (butir 2.30).

Daftar periksa

1. Semua pemasok punya izin dan sertifikat CDOB; simpan salinannya.
2. Akun pemesanan di platform PBF hanya bisa menerbitkan SP atas nama apoteker penanggung jawab.
3. Format SP manual memuat semua unsur wajib, dengan jumlah ditulis angka dan huruf.
4. SP manual dibuat minimal rangkap dua; SP yang batal diberi tanda dan tetap diarsipkan.
5. Arsip SP disusun per tanggal dan nomor urut, faktur disimpan bersamanya, dan disimpan 5 tahun.
6. Surat pendelegasian penerimaan barang tersedia untuk tenaga kefarmasian yang ditunjuk.
7. Petugas penerimaan memeriksa segel, nama, kekuatan, izin edar, jumlah, batch, dan kedaluwarsa.
8. Faktur ditandatangani dengan nama lengkap, nomor izin praktik, dan stempel apotek.

Sumber

• Teks Peraturan BPOM Nomor 5 Tahun 2026, peraturan.go.id, Lampiran Bab II bagian A dan B.

Artikel ini ringkasan untuk pemilik apotek, bukan nasihat hukum. Untuk keputusan kepatuhan, rujuk teks lengkap peraturannya dan konsultasikan dengan dinas kesehatan atau Balai POM setempat.