Penyimpanan obat, kartu stok, dan stok opname di apotek menurut PerBPOM 5/2026

Selisih stok, obat kedaluwarsa yang terlambat ketahuan, dan kartu stok yang tidak cocok dengan isi rak bisa dicegah dengan cara menyimpan dan mencatat yang benar. Lampiran Bab II PerBPOM 5/2026 mengatur cara menyimpan dan mencatat obat secara rinci, termasuk syarat kartu stok elektronik. Berikut isinya, disertai daftar periksa di akhir.

Suhu dan rantai dingin

• Tempat penyimpanan obat dilengkapi alat pemantau suhu terkalibrasi, diletakkan sesuai hasil pemetaan suhu, dan suhunya dipantau minimal dua kali sehari (butir 2.33).
• Produk rantai dingin disimpan di tempat khusus sesuai persyaratannya, misalnya chiller 2–8 °C, tidak terlalu padat (jarak antarproduk sekitar 1–2 cm), dan tidak menempel ke dinding (butir 2.36).
• Kulkas rumah tangga boleh dipakai, asalkan terbukti mampu menjaga suhu yang dipersyaratkan setara standar kulkas farmasi, dengan termometer yang dikalibrasi minimal setahun sekali (butir 2.37).
• Produk yang dilengkapi indikator VVM diperiksa berkala; bila indikatornya menunjukkan produk tidak layak, segera pisahkan seperti obat rusak (butir 2.36).

Cara menyusun obat

Menurut butir 2.34, obat disimpan:

• dalam wadah asli dari produsen. Bila perlu dipindah untuk pelayanan resep, wadah barunya harus mencantumkan nama obat dan zat aktif, bentuk dan kekuatan, produsen, jumlah, nomor batch, dan tanggal kedaluwarsa;
• sesuai kondisi penyimpanan yang tertera di kemasan atau label;
• terpisah dari produk lain, terlindung dari cahaya matahari, panas, dan lembap;
• tidak bersentuhan langsung dengan lantai atau dinding;
• menurut bentuk sediaan dan kelas terapi, disusun alfabetis;
• dikelompokkan per nomor batch, mengikuti FEFO (yang kedaluwarsa lebih dulu keluar lebih dulu) dan/atau FIFO;
• dengan obat yang mirip nama atau tampilannya (LASA) tidak diletakkan berdekatan dan diberi penanda khusus; dan
• dengan obat yang tinggal 3–6 bulan sebelum kedaluwarsa diberi penanda.

Bila rak diberi label nama obat, label itu harus sesuai dengan isinya. Obat tertentu yang rawan disalahgunakan disimpan di tempat aman berdasarkan analisis risiko, misalnya dengan akses terbatas dan mudah diawasi penanggung jawab (butir 2.35).

Kartu stok

Setiap obat dicatat di kartu stok, manual atau elektronik (butir 2.41). Isinya minimal (butir 2.42):

• nama obat, bentuk sediaan, kekuatan, dan isi per kemasan;
• jumlah persediaan dalam satuan terkecil;
• tanggal, nomor dokumen, dan sumber setiap penerimaan, serta jumlahnya;
• tanggal, nomor dokumen, dan tujuan setiap penyerahan, serta jumlahnya;
• nomor batch dan kedaluwarsa setiap penerimaan, dan nomor batch setiap kali batch yang diserahkan berganti;
• nama produsen; dan
• paraf atau identitas petugas yang mencatat.

Pencatatannya dilakukan setiap kali ada transaksi, termasuk obat yang hilang, rusak, atau kedaluwarsa. Kartu stok manual diletakkan di dekat obatnya (butir 2.44).

Syarat kartu stok elektronik

Bila kartu stok dicatat di aplikasi, aplikasinya harus (butir 2.43):

1. tervalidasi, tertelusur, dan bisa ditunjukkan saat diperlukan;
2. bisa menelusuri mutasi setidaknya 5 tahun terakhir;
3. punya cadangan yang bisa dibuka bila sistem utama tidak berfungsi;
4. bisa disalin atau dicetak; dan
5. dilindungi otorisasi pengguna, misalnya kata sandi, agar tidak diakses pihak yang tidak berwenang.

Stok opname dan selisih

Stok opname dilakukan minimal sekali dalam 6 bulan, dengan bukti yang memuat tanggal pelaksanaan, rekonsiliasi jumlah masuk, keluar, dan stok akhir, serta paraf petugas, manual atau elektronik (butir 2.46). Untuk narkotika dan psikotropika, stok opname dilakukan setiap bulan.

Setiap selisih antara catatan dan fisik wajib diinvestigasi, dan hasilnya dituangkan dalam berita acara investigasi selisih stok yang bisa ditelusuri dan ditunjukkan saat diperlukan (butir 2.47).

Dalam praktiknya, investigasi berjalan jauh lebih cepat bila riwayat transaksi, penerimaan, pembatalan, dan penyesuaian stok tercatat per batch dan per petugas. Tanpa itu, selisih hanya bisa ditebak.

Rusak, kedaluwarsa, dan ditarik

• Obat rusak, kedaluwarsa, dan yang diperintahkan ditarik dari peredaran disimpan terpisah dari obat layak pakai, diberi penanda jelas, dan tetap dicatat di kartu stok (butir 2.45).
• Bila ada perintah penarikan, dari pemilik izin edar maupun dari BPOM, penyerahan obat itu dihentikan sementara saat itu juga (butir 2.89).
• Pengembalian ke pemasok, sukarela maupun karena penarikan, disertai dokumen serah terima yang sah dan fotokopi arsip faktur pembelian, lalu dicatat di kartu stok (butir 2.88, 2.91, dan 2.94).

Pemusnahan dan obat palsu

• Sebelum dimusnahkan, kemasan dan label obat harus dirusak (butir 2.96).
• Obat yang akan dimusnahkan diinventarisasi: nama, jenis dan kekuatan, isi kemasan, jumlah, nomor batch, dan kedaluwarsa. Berita acara pemusnahan dan laporannya disimpan. Bila dimusnahkan pihak ketiga, obatnya dihancurkan lebih dulu agar tidak bisa dipakai ulang (butir 2.97).
• Obat yang diduga substandar, ilegal, atau palsu dilaporkan ke BPOM, secara elektronik atau lewat Balai POM setempat, dengan informasi produk, foto, dan kronologi penemuannya (butir 2.99–2.101).

Daftar periksa

1. Termometer di tempat penyimpanan terkalibrasi, dan catatan suhunya diisi minimal dua kali sehari.
2. Kulkas obat, bila memakai kulkas rumah tangga, sudah terbukti menjaga suhu 2–8 °C dan termometernya dikalibrasi setahun sekali.
3. Obat dalam wadah asli, tidak menyentuh lantai atau dinding, dan dikelompokkan per batch.
4. Obat LASA dipisahkan dan diberi tanda khusus.
5. Obat 3–6 bulan sebelum kedaluwarsa diberi penanda.
6. Kartu stok diisi setiap ada mutasi, termasuk obat hilang, rusak, dan kedaluwarsa.
7. Bila kartu stok elektronik: riwayat 5 tahun bisa dibuka, ada cadangan, bisa dicetak, dan tiap pengguna punya akun sendiri.
8. Jadwal stok opname minimal semesteran sudah ditetapkan, beserta format berita acara selisih.
9. Ada tempat terpisah dan bertanda untuk obat rusak, kedaluwarsa, dan yang ditarik.
10. Petugas tahu langkah saat ada perintah penarikan obat dan saat menemukan obat yang diduga palsu.

Sumber

• Teks Peraturan BPOM Nomor 5 Tahun 2026, peraturan.go.id, Lampiran Bab II bagian C, F, G, dan H.

Artikel ini ringkasan untuk pemilik apotek, bukan nasihat hukum. Untuk keputusan kepatuhan, rujuk teks lengkap peraturannya dan konsultasikan dengan dinas kesehatan atau Balai POM setempat.